Murrame mustreid: kuidas ühest ideest sai MaRu häkaton

Septembris toimus Maa- ja Ruumiametis häkaton „Murrame mustreid“. Ühe päeva jooksul töötasid üheksa tiimi päris probleemidega, otsides neile uusi vaatenurki ja lahendusi.

Aga häkaton ise ei alanud 17. septembri hommikul. Sellele eelnes mitu kuud mõtlemist, arutelusid, valikuid ja ettevalmistust ning oli ka hetki, mil tuli endalt küsida: kas me ikka liigume õiges suunas?

Tagantjärele vaadates oligi kõige olulisem õppetund see, et ühepäevane häkaton ei tähenda ühe päeva tööd. Vastupidi – mida vähem on ühist aega, seda rohkem peab olema enne läbi mõeldud.

Miks üldse häkaton?

Olime teenuspõhise juhtimise rakendamisega jõudnud punkti, kus teenused ja tooted olid kirjeldatud, teenuste tuumiktiimid alustanud ning toimusid regulaarsed võrgustiku kohtumised. Kõrvalt vaadates võis tunduda, et kõik vajalik on paigas.

Kevadel tegin aga intervjuud kõigi meie teenusejuhtidega, sest tahtsin aru saada, mis toimub päriselt. Sealt tuli üsna selgelt välja, et mitmes kohas olid tekkinud võimelüngad, mis takistasid teenuste tegelikku arengut. Igapäevatöö toimis, kuid järgmise arenguhüppe tegemiseks jäi millestki puudu: peaaegu iga teenuse juures tuli esile mõni probleem, mille lahendamiseks ei olnud parasjagu head ideed, piisavalt inimesi, raha või lihtsalt julgust midagi teisiti teha.

Pärast intervjuusid tegime koos tootepoolega veel ühe võrgustiku kohtumise ja sõnastasime ühiselt, millist muutust teenuspõhise juhtimise rakendamine vajab. Seal sai mulle eriti selgeks üks asi: teenuste sisulisi probleeme ei lahenda see, kui me neid ikka ja jälle omavahel arutame. Kui tahame edasi liikuda, on vaja teistsugust tööviisi.

Siis tuli mulle meelde kogemus Riigi Kinnisvara ASi häkatonilt, kus olin osalenud vaatlejana. Mõtlesin, et sarnane formaat võiks anda ka meie teenusejuhtidele võimaluse vaadata vanadele probleemidele uue pilguga ning tuua kokku inimesed, kes tavaliselt ühe laua taha ei satu.

Kaheksa tundi häkkimist nõudis kuudepikkust ettevalmistust

Alguses olid silme ees klassikalised häkatonid, kuid meie aja ja ressursside juures oli selge, et mitmepäevast formaati ei ole mõistlik teha. Seadsime sihiks ühepäevase minihäkatoni.

Üsna kiiresti sai selgeks, et tavapärast mudelit tuleb meie vajadustele kohandada. Meil oli koos töötamiseks sisuliselt kaheksa tundi ja selle ajaga tahtsime jõuda kaugemale kui lihtsalt hea arutelu või huvitava ideeni. See tähendas, et suur osa tööst tuli teha enne häkatonipäeva.

Probleemid pidid olema piisavalt läbi mõeldud, kuid samal ajal lahendustest vabad, et tiimid saaksid neid värske pilguga käsitleda. Väljakutse omanikud pidid suutma oma probleemi lühidalt ja selgelt esitleda ning varakult tuli läbi mõelda ka see, milliseid eksperte iga teema lahendamiseks vaja on.

Kokku laekus 18 probleemikirjeldust. Arutasime need juhtkonnaga ükshaaval läbi ja valisime välja need, kus kliendi vajadus oli selgelt nähtav ning kus oli lootust jõuda ühe päeva jooksul kas praktilise lahenduse või vähemalt konkreetse järgmise sammuni.

Kõige olulisem valikukriteerium oli lõpuks lihtne: millise probleemi lahendamine loob MaRu kliendile kõige rohkem väärtust?

Õiged inimesed õigetes rollides

Häkatoni mõtte põrgatasin kõigepealt läbi MaRu teenusejuhtimise mentori ja toetaja Monika Pritsiga. Kui idee sai toetuse, hakkasin teadlikult kokku panema korraldustiimi.

Minu kõrval oli Kerstin, meie kvaliteedi- ja strateegiajuht, kes on sageli see tasakaalustav jõud, kes minu ideedelennul hellalt nöörist kinni hoiab, et ma päris ära ei lendaks. Tugiteenustest tuli tiimi Iivi, kelle peale tean, et saan igas olukorras kindel olla. Lisaks oli mulle oluline, et igast portfellist oleks kaasas üks eestvedaja, kes aitaks oma valdkonnas üles leida päris probleemid ja õiged inimesed.

Sama teadlikult panime kokku ka häkatonitiimid. Igas tiimis oli väljakutse omanik, mentor, teenusedisainer ning valdkonnaeksperdid, kliendid või koostööpartnerid. Vajadusel oli võimalik kaasata ka AI- ja IT-teadmistega inimesi.

Mentori roll oli teadlikult olla pigem teemavõõras inimene, kes aitab tiimil hoida fookust, aega ja metoodikat ning küsib küsimusi, mida valdkonna sees olles enam alati ei küsita. Teenusedisainer sai samal ajal keskenduda kliendi mõistmisele ja probleemi struktureerimisele, mitte jagada tähelepanu mitme rolli vahel.

Tagasiside kinnitas, et just erinevate rollide ja vaatenurkade kokkutoomine oli päeva üks tugevusi. Samas tõi see välja ka ühe selge arengukoha: mõnes tiimis oleks olnud tehnilist kompetentsi vaja juba algusest peale rohkem.

Hetk, mil asi muutus päriseks

Eelviimasel nädalal enne häkatoni sain aru, et nüüd enam tagasi minna ei saa.

Telefoni ja Teamsi hakkasid tulema sõnumid ning järjest rohkem kerkis esile küsimusi: mis siis, kui ma ei saa oma rollis hakkama? Mis siis, kui tiim ei jõua lahenduseni? Mis siis, kui tulemus ei ole piisavalt hea?

Ja kummalisel kombel sain just siis aru, et kõik läheb hästi.

Tekkinud oli päris esinemisärevus. Natuke nagu näitlejal enne lavale minekut – kui tunne on sees, siis järelikult läheb see inimestele korda. Me ei korraldanud enam lihtsalt ühte sündmust, vaid inimesed tundsid vastutust oma rolli, tiimi ja tulemuse ees.

Minu ülesanne oli sel hetkel mõnda inimest julgustada, mõnda rahustada ja mõnele lihtsalt meenutada, et nüüd ei ole enam aeg kahelda, vaid tegutseda.

Ja ega ma ise sellest ärevusest kõrvale jäänud. Häkatonipäeva eel ruumi valmis pannes tabas mind hetkeks tunne, et süsteemist, mille olin enda jaoks väga põhjalikult läbi mõelnud, jäi peas alles ainult üks suur segadus.

See oli hea meeldetuletus: ükskõik kui hästi me midagi planeerime, lõpuks oleme ikkagi kõik inimesed.

Päev, mis hakkas oma elu elama

Häkatonipäeval suuri üllatusi õnneks ei olnud.

Olime Loomaaia Keskkonnahariduskeskuses ja mina olin kõige loomingulisemate inimeste jaoks välja valinud ühe vaikse lounge’i – mõnusa pesa, kus saaks rahulikult mõtteid lennutada. Kell kaheksa hommikul tundus see ideaalne.

Mõni tund hiljem oli selge, et päev elab oma elu. Ruumist kujunes töötajate läbikäigutee ning lähedal asuvate laboriruumide avanedes lisandus sinna ka väga ehe ja maalähedane aroomimaailm.

Teine ootamatus tuli siis, kui üks žüriiliige haigestus. Vahetuse saime õnneks korraldada nii sujuvalt, et suurem osa osalejatest ei märganudki, et algses plaanis oli muudatus.

Kõige suurem üllatus oli aga positiivne: inimesed läksid väga hästi tööle. Tiimid leidsid kiiresti ühise rütmi ning päeva lõpuks oli näha päris edasiliikumist. Kõik lahendused ei jõudnud sama küpsusastmeni, kuid ükski tiim ei jäänud lihtsalt olemasolevat olukorda ümber jutustama. Inimesed mõtlesid, vaidlesid, küsisid ja tulid välja oma tavapärasest vaatenurgast.

Just see oligi minu jaoks päeva suurim väärtus.

Mida teeksin järgmine kord teisiti?

Kõigepealt muudaksin ajaraami. Järgmise häkatoni puhul võtaksin eesmärgiks vähemalt 12-tunnise päeva, sest ka tagasiside näitas, et probleemist arusaamine ja lahenduste leidmine õnnestusid paremini kui lahenduse konkretiseerimine ja järgmiste sammude kokkuleppimine.

Teiseks planeeriksin igasse tiimi kohe inimese, kellel on head AI-oskused. Mitte selleks, et iga lahendus peaks olema AI-põhine, vaid selleks, et ideid saaks kiiremini visualiseerida, prototüüpida ja testida.

Kolmandaks kaasaksin tehnilised eksperdid teadlikumalt juba tiimide koosseisu. Kui lahendus puudutab andmeid või olemasolevate digilahenduste edasiarendust, aitab tehniline kompetents kohe hinnata, mis on realistlik ja mida saab kiiresti proovida.

Alles hoiaksin aga kindlasti erinevate rollide ja vaatenurkade teadliku kokkutoomise. Just see kombinatsioon aitas probleemidele vaadata mitme nurga alt.

Häkaton lõppes, aga töö mitte

Meie jaoks on oluline, et häkatonil sündinud lahendused ei jääks riiulisse. Seetõttu oleme Kerstiniga kavandamas järgmist sammu – MaRu innosprinti.

Selle eesmärk on aidata väljakutse omanikel liikuda ideest rakendamise poole: testida, täpsustada, kaasata puuduvaid kompetentse ja kokku leppida järgmised sammud. Kõiki väljakutseid ei ole võimalik korraga ette võtta ja see ei ole ka eesmärk. Tahame liikuda sammhaaval, kuid süsteemselt.

Kui häkaton oli uus stardipunkt, siis innosprint on järgmine etapp – koht, kus hakkame kontrollima, millised ideed päriselt töötavad ja kuidas jõuda lahendusteni, mis loovad kliendile tegelikku väärtust.

Häkatoni võib kalendrisse märkida ühe päevana, kuid tegelikult on see palju pikem teekond. Alguses on probleem ja küsimus: kas võiks teisiti? Seejärel tulevad inimesed, kes on valmis sellele küsimusele koos vastust otsima.

„Murrame mustreid“ näitas mulle, et ühe päeva väärtus ei seisne ainult selles, mitu ideed päeva lõpuks seinale jõuab. Sama oluline on oskus vaadata oma tavapärasele tööle teise nurga alt, tuua kokku inimesed, kes muidu ühe laua taha ei satu, ning anda päris probleemidele päriselt ruumi.

Nüüd algab järgmine ja võib-olla isegi olulisem osa: millised ideed liiguvad edasi ja mida neist päriselt ellu viime.